Módulo de Document Manager

Introducción

El módulo de Document Manager permite administrar documentos de manera eficiente dentro de la plataforma. A continuación, se detalla paso a paso cómo utilizar este módulo.

1. Abrir Document Manager

Para acceder al módulo de Document Manager, ingrese desde la entrada principal de la plataforma DANAConnect.

2. Identificación de elementos en el módulo

Dentro del módulo de Document Manager, se pueden observar diferentes elementos importantes. A continuación, se detalla cada uno:

2.1. Las diferentes Carpetas (Tabs)

Estas carpetas funcionan como contenedores principales que organizan y almacenan las "sub-carpetas", donde se guardan los documentos relacionados.

2.2. Barra de búsqueda general "All Documents"

La barra de búsqueda permite localizar documentos de manera rápida.

2.3. Métodos de búsqueda

Existen varias opciones de búsqueda:

• Contains: Busca documentos que contengan el término ingresado.
• Equal to: Busca documentos que coincidan exactamente con el término ingresado.
• Begins with: Busca documentos que comiencen con el término ingresado.
• Ends with: Busca documentos que terminen con el término ingresado.

2.4. Visualización de resultados

Después de realizar la búsqueda, los documentos aparecerán en esta sección.

3. Menú de opciones de documento

Al abrir el menú a la derecha de cada documento, se muestran dos opciones principales:

3.1. Manage type document

Los elementos disponibles en la sección "Manage type document" corresponden a las carpetas (tabs). En esta opción, es posible gestionar la creación de las diferentes carpetas (tabs) que aparecen en la parte superior al ingresar al Document Manager.

3.2. Document Manager

En esta opción podemos ingresar a la página principal del document manager.

4. Opción "Manage type document"

Al seleccionar la opción Manage type document, se mostrará una pantalla con las carpetas (tabs) creados previamente.

5. Crear un nuevo tipo de documento

Para crear una nueva carpeta (tab), haga clic en el botón New Document type.

6. Configuración de filtros

En esta sección, es necesario completar tres filtros y nombrar la carpeta (tab) que se va a crear. Los filtros permiten especificar el tipo de documento que se guardará en esta nueva carpeta.

¿Qué es una carpeta (tab)?

Las carpetas en el Document Manager actúan como contenedores principales donde los clientes pueden almacenar sus documentos. En estas carpetas se configuran los filtros que permitirán realizar búsquedas específicas de documentos. Además, dentro de cada carpeta principal se pueden crear "subcarpetas", que son las unidades donde realmente se almacenan los documentos. Cada "sub-carpeta" está asociada a un ID, el cual se utiliza a través de la API para especificar en qué "subcarpeta" deben guardarse cada uno de los documentos.

7. Nueva sección del Document Manager

Al crear una nueva carpeta, se abrirá una sección dentro del Document Manager donde se almacenarán las diferentes "sub-carpetas" relacionadas. Aquí se encuentran diferentes botones para la administración de documentos.

8. Crear una nueva sub-carpeta

Para añadir una nueva sub-carpeta, haga clic en el botón correspondiente.

9. Completar campos del documento

Dentro de la opción para crear una nueva "sub-carpeta", se desplegarán varios campos. Complete cada campo con la información solicitada.

• Name: Define el nombre de la "subcarpeta" que se está creando dentro de la carpeta principal.

• Expiration date (days): Establece el número de días durante los cuales la "subcarpeta" almacenará los documentos subidos.

• Select Contact List: Permite seleccionar la lista de contactos donde se llenarán los datos de los documentos subidos, en caso de que se quiera automatizar el proceso.

• Path document Storage: Especifica el path del documento proveniente de la lista de contactos.

• URL Long: Proporciona el enlace largo del documento, derivado de la lista de contactos.

• URL Short: Proporciona el enlace corto del documento, derivado de la lista de contactos.

• Campos de filtros 1, 2 y 3: Determina los campos de filtro que se extraerán de la lista de contactos para realizar búsquedas específicas.

En esta ocasión, optamos por no mapear ningún dato, ya que todos los valores serán ingresados manualmente al momento de subir el documento. Por ello, marcamos todas las opciones como "No mapping".

Nota: Solo es obligatorio completar los campos "Name" y "Expiration date". Los demás campos son opcionales y están pensados para usarse cuando se realiza una carga masiva desde una lista de contactos.

10. Guardar documento

Haga clic en el botón Save para almacenar el documento en el sistema.

11. Subir documentos vía API

Para subir documentos a las diferentes "subcarpetas", diríjase a este enlace de la documentación de API REST de nuestro centro de conocimientos y siga las instrucciones.

12. Buscar y descargar documentos

Después de subir los documentos, utilice la barra de búsqueda para localizarlos y descargarlos según sea necesario.

Nota: Al hacer clic en el ícono de la lupa ubicado junto a cada archivo listado, podrás acceder a información detallada del documento, como su ruta de almacenamiento, historial de descargas, nombre del archivo, entre otros datos relevantes.

Actualizado el: 13/11/2025