Recepción de Documentos Digitales vía Formularios en DANAconnect

El módulo Inbound Manager de DANAconnect permite la creación de Formularios Web para facilitar a las empresas recibir documentos y archivos directamente de parte de sus clientes mediante formularios web personalizados. Esta funcionalidad es ideal para optimizar procesos en los que se necesita recopilar documentos de manera digital, de forma segura y organizada, como es el caso de la gestión de archivos para solicitudes de crédito, procesos de onboarding, entre otros. Además, mediante el Document Manager de DANAconnect , es posible almacenar y organizar los documentos recibidos de manera centralizada, lo que facilita su acceso, gestión y distribución a través de los canales digitales disponibles en DANAconnect: email, SMS, WhatsApp, portales web, etc.

A continuación, te explicamos cómo puedes utilizar esta herramienta y sus principales beneficios.

Beneficios de Recibir Documentos Digitales vía Formularios

La recepción de documentos mediante formularios web permite a las empresas:

• Simplificar y acelerar procesos : Los documentos se reciben en tiempo real, eliminando la necesidad de recopilar documentos en persona o vía correo electrónico.
• Asegurar la trazabilidad y el orden : Cada archivo recibido se asocia automáticamente con el contacto correspondiente, permitiendo una gestión organizada y centralizada mediante el Document Manager .
• Mantener la seguridad : DANAconnect incluye medidas de seguridad para garantizar que los archivos y datos enviados estén protegidos en todo momento.

Document Manager: Gestión Centralizada de Documentos

El Document Manager de DANAconnect complementa la recepción de documentos al proporcionar un sistema de almacenamiento seguro y centralizado para todos los archivos recibidos mediante formularios. Con esta herramienta, puedes:

• Organizar los documentos en repositorios personalizados, indexándolos con datos relevantes como el nombre del cliente, ID, fecha de envío, etc., facilitando su localización.
• Controlar el acceso : Configura permisos para que solo el personal autorizado pueda visualizar o descargar documentos sensibles, garantizando la privacidad y seguridad de la información.
• Auditar y rastrear los envíos de documentos : El Document Manager permite rastrear cada documento enviado, incluyendo su historial de descargas y accesos, lo que asegura la trazabilidad y el cumplimiento normativo.

Características Principales de la Recepción de Documentos

1. Campos Personalizables para Archivos

Los formularios en DANAconnect pueden configurarse para permitir la carga de archivos en múltiples formatos (PDF, JPG, PNG, entre otros), según las necesidades del proceso. Los usuarios pueden ajustar los formularios para aceptar ciertos tipos de documentos y establecer límites de tamaño para garantizar la calidad y relevancia de los archivos recibidos.

2. Automatización de la Recepción y Almacenamiento

Los archivos recibidos a través de los formularios se guardan automáticamente en la base de datos de DANAconnect y se integran en el Document Manager , donde se vinculan con los contactos correspondientes en la lista de contactos de la empresa. Esto permite que el equipo acceda a los documentos en un solo lugar, simplificando su gestión y seguimiento.

3. Configuración de Notificaciones de Recepción al cliente y a empleados de la empresa (Human in the Loop)

Las notificaciones automáticas pueden configurarse para alertar tanto al equipo encargado como al contacto que envió el documento, informando que el archivo fue recibido exitosamente. Esta funcionalidad es especialmente útil para mantener informados a los contactos y agilizar la revisión de documentos.

4. Integración con Flujos de Trabajo

Los formularios de recepción de documentos pueden integrarse con los flujos de trabajo de DANAconnect. Esto permite que los documentos desencadenen automáticamente ciertos procesos internos, como revisiones, validaciones o aprobaciones, dependiendo del tipo de documento y del flujo de trabajo configurado.

Casos de Uso Comunes

• Procesos de Onboarding : Permite a nuevos empleados o clientes cargar documentos necesarios para completar el proceso de ingreso, como identificaciones, comprobantes de domicilio, contratos firmados, entre otros.
• Solicitudes de Crédito o Préstamos : Facilita la recepción de documentos necesarios para la aprobación de créditos, como comprobantes de ingresos, estados de cuenta o contratos de respaldo.
• Actualización de Información : Para clientes que necesitan actualizar datos de su perfil, los formularios pueden incluir campos para cargar documentos como nuevas identificaciones o autorizaciones firmadas.

Configuración del Formulario de Recepción de Documentos

1. Diseño del Formulario

Personaliza los campos de acuerdo a la información y documentos que necesitas recibir. Utiliza la interfaz de arrastrar y soltar para agregar campos de carga de archivos y otros elementos como textos descriptivos o instrucciones. Conoce cómo crear formularios

2. Establecimiento de Parámetros de Archivo

Configura los tipos de archivos aceptados y el tamaño máximo permitido para garantizar que los documentos recibidos cumplan con los requisitos. Puedes limitar el formulario para aceptar solo tipos específicos, como P DF o JPG, dependiendo de la naturaleza de los documentos.

3. Integración en los flujos de trabajo inteligentes

Define los flujos de trabajo y el almacenamiento en el Document Manager , permitiendo que cada documento cargado desencadene procesos internos de revisión, validación o distribución por canales digitales. Con el Document Manager, los documentos estarán organizados y disponibles de forma centralizada, facilitando el seguimiento y la integración con otros sistemas empresariales.

La Recepción de Documentos Digitales vía Formularios de DANAconnect, junto con el Document Manager , permite a las empresas gestionar documentos de manera más ágil y segura. Esta combinación no solo facilita la recepción de documentos, sino que también garantiza su almacenamiento seguro, trazabilidad y fácil acceso, optimizando la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente.

Actualizado el: 05/11/2024