Nodo de documentos - Consultar documentos dentro de los flujos

Explicación rápida

La operación Búsqueda del Nodo de Documentos permite consultar documentos previamente registrados (indexados) en Document Manager directamente desde un flujo de Conversation Manager.

Esta opción usa etiquetas de indexación como criterios de búsqueda, por ejemplo número de cliente, número de póliza, documento de identidad, correo electrónico, tipo de documento, fecha u otros campos definidos para el tipo documental.

Para configurarla, debe seleccionar la operación Búsqueda, elegir un tipo de documento específico o TODOS, completar las etiquetas de búsqueda y definir el operador Y u O cuando se utilice más de un criterio.

El resultado de la búsqueda puede utilizarse dentro del flujo para actualizar campos, registrar si se encontró un documento, guardar una referencia o continuar la automatización según la información recuperada.

¿Cómo buscar documentos desde el Nodo de Documentos en Conversation Manager?

DANAconnect permite buscar documentos directamente desde un flujo de Conversation Manager utilizando el Nodo de Documentos.

Esta opción permite consultar documentos previamente almacenados en Document Manager, usando como criterios de búsqueda las etiquetas de indexación configuradas para cada tipo documental.

A diferencia de una búsqueda manual desde Document Manager o de una consulta vía API, esta configuración se realiza dentro del flujo, seleccionando la operación Búsqueda en el Nodo de Documentos.

¿Para qué sirve la búsqueda desde el Nodo de Documentos?

La operación Búsqueda permite consultar si existen documentos asociados a cierto registro de la lista de contactos (BD) dentro del repositorio de documentos de la cuenta.

Por ejemplo, puede usarse para buscar documentos por uno o más filtros:

• Número de cliente
• Número de póliza
• Código de contrato
• Número de solicitud
• Número de documento de identidad
• Correo electrónico
• Tipo de documento
• Fecha o período
• Cualquier otro campo definido como etiqueta de indexación

Esto permite que un flujo automatizado pueda consultar documentos existentes y utilizar el resultado para continuar una conversación, actualizar campos, tomar decisiones o integrarse con otros procesos.

Consideraciones previas

Antes de configurar una búsqueda desde el Nodo de Documentos, asegúrese de contar con lo siguiente:

1. Un flujo creado en Conversation Manager.
2. Un Nodo de Documentos agregado al flujo.
3. Documentos previamente indexados en Document Manager.
4. Un tipo de documento configurado en Document Manager, si desea limitar la búsqueda a un tipo documental específico.
5. Etiquetas o campos de indexación configurados para el tipo documental.
6. Valores disponibles dentro del flujo para realizar la búsqueda, por ejemplo datos de contacto, variables, respuestas del cliente o información recibida desde otro sistema.
7. Campos disponibles en la lista de contactos, si desea guardar algún resultado de la búsqueda.

Paso 1: Agregar o editar el Nodo de Documentos

Dentro del flujo en Conversation Manager, agregue un Nodo de Documentos o edite uno existente.

En la ventana de configuración del nodo verá los campos principales:

• Nombre del paso
• Tipo de Operación
• Tipo de Documento
• Tipo de Servicio
• Pestañas de configuración: Búsqueda y Configuración

En el campo Tipo de Operación, seleccione Búsqueda.

Paso 2: Seleccionar el tipo de documento

En el campo Tipo de Documento, seleccione el tipo documental sobre el cual desea realizar la búsqueda.

Puede seleccionar un tipo específico, como por ejemplo:

• Contrato
• Póliza
• Solicitud
• Expediente
• Documento de identidad
• Comprobante
• Certificado

También puede seleccionar TODOS si desea buscar documentos sin limitar la consulta a un tipo documental específico.

¿Cuándo seleccionar un tipo de documento específico?

Seleccione un tipo de documento específico cuando sepa exactamente qué tipo documental necesita consultar.

Por ejemplo:

• Buscar una póliza usando el número de cliente.
• Buscar un contrato usando el código de contrato.
• Buscar un comprobante usando el número de solicitud.
• Buscar un documento de identidad usando el número de documento.

Esto ayuda a que la búsqueda sea más precisa.

¿Cuándo seleccionar TODOS?

Seleccione TODOS cuando el flujo necesite buscar documentos en más de un tipo documental o cuando no se quiera limitar la consulta a una categoría específica.

Por ejemplo, si desea buscar todos los documentos relacionados con un cliente, su número de identidad, independientemente de si son contratos, pólizas, comprobantes o solicitudes.

Paso 3: Configurar las etiquetas de búsqueda

En la pestaña Búsqueda, agregue las etiquetas que se utilizarán como criterios de búsqueda.

Cada criterio está compuesto por:

• Clave: corresponde a la etiqueta o campo de indexación configurado en Document Manager.
• Valor: corresponde al dato que se utilizará para buscar documentos.
• Operador: permite definir cómo se combinan los criterios de búsqueda cuando se usa más de una etiqueta.

Por ejemplo:

Los valores pueden provenir de datos disponibles dentro del flujo, como campos de contacto, variables de conversación, respuestas del cliente o información recibida desde otro sistema.

Paso 4: Seleccionar el operador de búsqueda

Cuando se utiliza más de un criterio de búsqueda, el nodo permite definir el operador que se aplicará entre las condiciones.

Las opciones disponibles son:

• Y
• O

¿Qué significa el operador Y?

El operador Y indica que todas las condiciones deben cumplirse para que un documento sea encontrado.

Por ejemplo:

Con operador Y, DANAconnect buscará documentos que cumplan ambas condiciones:

• Que tengan el número de cliente 123456.
• Y que correspondan al tipo de documento Contrato.

Este operador es útil cuando se desea una búsqueda más precisa.

¿Qué significa el operador O?

El operador O indica que basta con que una de las condiciones se cumpla para que un documento sea encontrado.

Por ejemplo:

Con operador O, DANAconnect buscará documentos que cumplan al menos una de estas condiciones:

• Que tengan el número de cliente 123456.
• O que tengan el correo cliente@dominio.com.

Este operador es útil cuando se desea ampliar la búsqueda o cuando no se tiene certeza de cuál dato estará disponible en los documentos indexados.

Paso 5: Configurar campos a actualizar

En la pestaña Configuración, puede agregar campos que serán actualizados con valores obtenidos como resultado de la búsqueda.

Para hacerlo, haga clic en Add Field to Update.

Luego complete:

• Field Name: código del campo de la lista de contactos que desea actualizar.
• XPath/JsonPath: ruta desde donde se tomará el valor que actualizará ese campo.

Esta opción es útil cuando se necesita guardar en la base de datos algún dato específico devuelto por la búsqueda.

Por ejemplo, puede utilizarse para actualizar un campo con:

• Identificador del documento encontrado.
• Estado de la búsqueda.
• Cantidad de documentos encontrados.
• URL o referencia del documento.
• Fecha de creación o indexación.
• Algún valor devuelto por Document Manager.

Ejemplo de configuración

Supongamos que desea buscar documentos asociados a un cliente usando su número de identificación.

La configuración podría ser:

En este caso, el Nodo de Documentos buscará contratos indexados con el documento de identidad V12345678.

Ejemplo con varios criterios

Supongamos que desea buscar una póliza específica de un cliente.

La configuración podría ser:

Si usa el operador Y, DANAconnect buscará documentos que coincidan con ambos valores.

Esto permite evitar que el flujo recupere documentos de otro cliente o de otra póliza.

Paso 6: Guardar la configuración

Una vez completada la configuración:

1. Verifique que el tipo de operación sea Búsqueda.
2. Confirme que el tipo de documento sea el correcto o seleccione TODOS si desea buscar en todos los tipos documentales.
3. Revise que las etiquetas de búsqueda tengan clave y valor.
4. Seleccione el operador adecuado: Y u O.
5. Configure los campos a actualizar, si necesita guardar resultados de la búsqueda.
6. Haga clic en Guardar.

El Nodo de Documentos quedará configurado para ejecutar la búsqueda dentro del flujo.

Ejemplo de uso

Un flujo de atención al cliente puede recibir el número de documento de una persona y buscar automáticamente si existen contratos, pólizas o comprobantes asociados a ese cliente en Document Manager.

Por ejemplo:

Si se usa el operador O, el flujo podrá encontrar documentos asociados al cliente aunque solo uno de los datos coincida.

Si se usa el operador Y, el flujo solo encontrará documentos que tengan ambos datos asociados.

¿Qué puede hacer el flujo después de una búsqueda?

Después de ejecutar la búsqueda, el flujo puede utilizar el resultado para continuar el proceso.

Por ejemplo, puede:

• Actualizar campos de la lista de contactos.
• Registrar si se encontró o no un documento.
• Guardar el identificador del documento encontrado.
• Continuar por una ruta del flujo según el resultado.
• Enviar una notificación.
• Escalar el caso a un agente.
• Consultar o utilizar el documento en un paso posterior.

Errores frecuentes

No aparece el tipo de documento

Verifique que el tipo de documento haya sido creado previamente en Document Manager y que esté disponible para su usuario y/o compañía.

No aparecen etiquetas disponibles

Revise que el tipo de documento tenga etiquetas de indexación configuradas.

Si seleccionó TODOS, valide que existan documentos y etiquetas disponibles para realizar la búsqueda.

La búsqueda no devuelve resultados

Verifique que los valores usados como criterios de búsqueda coincidan con los valores con los que el documento fue indexado.

También revise que no haya errores de escritura, espacios adicionales o diferencias en el formato del dato.

Por ejemplo, 123456, 00123456 y V12345678 pueden ser valores distintos según cómo se haya indexado el documento.

El operador no devuelve el resultado esperado

Revise si está usando Y u O.

Use Y cuando necesite que todas las condiciones se cumplan.

Use O cuando quiera que se encuentre un documento si al menos una condición coincide.

El valor de una etiqueta llega vacío

Confirme que el campo, variable o dato utilizado como valor exista en el momento en que el flujo ejecuta el Nodo de Documentos.

Si el valor no existe o llega vacío, la búsqueda puede no devolver resultados.

El botón Guardar aparece deshabilitado

Revise que los campos obligatorios estén completos, especialmente el Tipo de Documento y las etiquetas de búsqueda requeridas.

Diferencia entre búsqueda desde API y búsqueda desde Conversation Manager

La búsqueda vía API está orientada a integraciones externas que consultan directamente el servicio de Document Manager.

En cambio, la búsqueda desde el Nodo de Documentos se configura desde la interfaz de Conversation Manager y permite incorporar la consulta documental como parte de un flujo automatizado.

Esto permite que la búsqueda ocurra dentro del recorrido del cliente, por ejemplo después de recibir una solicitud, validar datos, identificar a una persona o consultar el estado de un expediente.

Actualizado el: 07/07/2026