Explicación rápida

La operación Indexación del Nodo de Documentos permite registrar documentos en Document Manager directamente desde un flujo de Conversation Manager y relacionarlos con un registro de la lista de contactos.

Esta opción asocia el archivo a un tipo de documento previamente configurado y registra valores de indexación, como número de cliente, número de póliza, documento de identidad, correo electrónico u otros criterios definidos como etiquetas.

Para configurarla, debe seleccionar la operación Indexación, elegir el tipo de documento, completar las etiquetas de indexación y referenciar el archivo dinámico que será enviado a Document Manager.

Una vez indexado, el documento queda organizado y puede ser buscado, consultado o gestionado posteriormente desde Document Manager.

¿Cómo indexar documentos desde el Nodo de Documentos en Conversation Manager?

DANAconnect permite indexar documentos directamente desde un flujo de Conversation Manager utilizando el Nodo de Documentos.

Esta opción permite asociar un documento a un tipo documental previamente configurado y registrar valores de indexación para que el archivo pueda ser consultado, buscado o gestionado posteriormente desde Document Manager.

A diferencia del proceso vía API, esta configuración se realiza desde la interfaz del flujo, seleccionando la operación Indexación dentro del Nodo de Documentos.

¿Para qué sirve la indexación desde el Nodo de Documentos?

La indexación permite guardar documentos en Document Manager y asociarlos a criterios de búsqueda o identificación, como por ejemplo:

• Número de cliente
• Número de póliza
• Código de contrato
• Número de solicitud
• Documento de identidad
• Correo electrónico
• Fecha o período
• Cualquier otro campo definido como etiqueta de indexación

Esto permite que los documentos queden organizados y puedan ser recuperados posteriormente usando los filtros configurados para cada tipo de documento.

Consideraciones previas

Antes de configurar la indexación desde el Nodo de Documentos, asegúrese de contar con lo siguiente:

1. Un flujo creado en Conversation Manager.
2. Un Nodo de Documentos agregado al flujo.
3. Un tipo de documento previamente configurado en Document Manager.
4. Las etiquetas o campos de indexación creados para ese tipo de documento.
5. El archivo que se desea indexar disponible dentro del flujo, por ejemplo como archivo adjunto dinámico.
6. Los valores que se utilizarán para indexar el documento disponibles en el flujo, en campos de la base de datos, variables, respuestas del cliente o datos generados durante la conversación.

Paso 1: Agregar o editar el Nodo de Documentos

Dentro del flujo en Conversation Manager, agregue un Nodo de Documentos.

En la ventana de configuración del nodo verá los campos principales:

• Nombre del paso
• Tipo de Operación
• Tipo de Documento
• Tipo de Servicio
• Pestañas de configuración: Indexación y Configuración

En el campo Tipo de Operación, seleccione: Indexación

Paso 2: Seleccionar el tipo de documento

En el campo Tipo de Documento, seleccione el tipo documental que desea utilizar para la indexación.

Este tipo de documento debe existir previamente en Document Manager y debe tener configuradas sus etiquetas o criterios de indexación.

Ejemplos de tipos de documento:

• Contrato
• Póliza
• Solicitud
• Expediente
• Documento de identidad
• Comprobante
• Certificado

Una vez seleccionado el tipo de documento, el nodo podrá mostrar las etiquetas disponibles para indexar ese documento.

Paso 3: Configurar las etiquetas de indexación

En la pestaña Indexación, agregue las etiquetas que se utilizarán para asociar datos al documento.

Cada etiqueta está compuesta por:

• Clave: corresponde a la etiqueta o campo de indexación configurado para el tipo de documento.
• Valor: corresponde al dato que se guardará en esa etiqueta.

Por ejemplo:

Los valores pueden provenir de datos disponibles dentro del flujo, como campos de contacto, variables de conversación, respuestas del cliente o información recibida desde otro sistema.

Paso 4: Configurar el archivo a indexar

Para indicar qué archivo será indexado, utilice la opción de Archivo Adjunto.

En esta configuración debe seleccionar el tipo de archivo que será utilizado por el nodo.

Para archivos generados o recibidos dinámicamente durante la conversación, seleccione: Archivo dinámico

Luego ingrese el nombre de la etiqueta donde se encuentra el archivo.

Ejemplo:

TagArchivo1
`
Esta etiqueta debe corresponder al archivo disponible dentro del flujo y será el documento que el Nodo de Documentos enviará a indexar.

Paso 5: Revisar las opciones de indexación

El nodo incluye opciones adicionales que pueden activarse según el comportamiento deseado.

Modo Estricto

Permite validar de forma más estricta que se cumplan las condiciones necesarias para ejecutar la indexación del documento.

Esta opción puede ser útil cuando se requiere evitar que el flujo continúe si falta algún dato necesario para indexar correctamente.

ZIP Habilitado

Permite trabajar con archivos comprimidos cuando el proceso requiere enviar o manejar documentos en formato ZIP.

Debe activarse solamente cuando el caso de uso contemple este tipo de archivo.

Paso 6: Configurar campos a actualizar

En la pestaña Configuración, puede agregar campos que serán actualizados como resultado del proceso.

Para hacerlo, haga clic en: Add Field to Update

Luego complete:

• Field Name: código del campo de la lista de contactos que desea actualizar.
• XPath/JsonPath: ruta desde donde se tomará el valor que actualizará ese campo.

Esta opción es útil cuando se necesita guardar en la base de datos algún dato específico devuelto o generado durante la ejecución del nodo.

Por ejemplo, puede utilizarse para actualizar un campo con una referencia, estado o resultado relacionado con la indexación.

Paso 7: Guardar la configuración

Una vez completada la configuración:

1. Verifique que el tipo de operación sea Indexación.
2. Confirme que el tipo de documento sea el correcto.
3. Revise que las etiquetas de indexación tengan clave y valor.
4. Verifique que el archivo dinámico esté correctamente referenciado en la lista de contactos.
5. Revise las opciones adicionales, si aplican.
6. Haga clic en Guardar.

El Nodo de Documentos quedará configurado para ejecutar la indexación dentro del flujo.

Ejemplo de uso

Un flujo de onboarding puede recibir un contrato firmado por el cliente y luego indexarlo automáticamente en Document Manager con los siguientes datos:

De esta forma, el documento queda almacenado y asociado a los datos necesarios para futuras búsquedas, auditoría o consulta.

Errores frecuentes

No aparece el tipo de documento

Verifique que el tipo de documento haya sido creado previamente en Document Manager y que esté disponible para su usuario o compañía.

No aparecen etiquetas disponibles

Revise que el tipo de documento tenga etiquetas de indexación configuradas.

El documento no se indexa

Verifique que el archivo dinámico exista en el flujo y que el nombre de la etiqueta haya sido escrito correctamente.

El botón Guardar aparece deshabilitado

Revise que los campos obligatorios estén completos, especialmente el Tipo de Documento y la configuración del archivo.

El valor de una etiqueta llega vacío

Confirme que el campo, variable o dato utilizado como valor exista en el momento en que el flujo ejecuta el Nodo de Documentos.

Diferencia entre indexar desde API e indexar desde Conversation Manager

La indexación vía API está orientada a integraciones externas que envían solicitudes directamente al servicio de Document Manager.

En cambio, la indexación desde el Nodo de Documentos se configura desde la interfaz de Conversation Manager y permite incorporar la gestión documental como parte de un flujo automatizado.

Esto permite que la indexación ocurra dentro del recorrido del cliente, por ejemplo después de recibir un archivo, validar datos, completar una solicitud o finalizar una firma digital.

Actualizado el: 07/07/2026