Guía Práctica Punto a Punto y Recomendaciones: Cómo evitar ser marcado como spam y mantener la reputación en tus campañas de email marketing
El spam, o correo no deseado, se refiere a cualquier comunicación enviada a una persona sin su consentimiento explícito, especialmente si tiene fines comerciales o promocionales. Caer en este tipo clasificación cuando se hacen envíos masivos de email no sólo afecta la percepción de los usuarios hacia una marca, sino que también puede generar sanciones legales y dañar la reputación del dominio de envío.
El principio fundamental para evitar el spam es obtener el consentimiento claro y explícito del destinatario.
Mejor práctica: Utilizar un sistema de doble opt-in, donde el usuario confirma su interés haciendo clic en un enlace enviado a su correo.
Casos a evitar:
- Asumir que el intercambio de tarjetas personales implica consentimiento para marketing.
- Utilizar contactos recopilados en eventos sin consentimiento adicional para campañas masivas.
Existen situaciones donde algunos creen que es legítimo enviar correos, pero en realidad no cumplen con las regulaciones o las mejores prácticas. A continuación, se detallan estos casos:
Descripción: Algunas empresas dentro de un grupo empresarial (por ejemplo, bancos y aseguradoras del mismo consorcio) comparten listas de clientes. Esto puede incluir usuarios que se inscribieron en una entidad (como un banco) pero no dieron su consentimiento para recibir comunicaciones de otra (como una aseguradora).
Riesgo: Aunque las empresas pertenecen al mismo grupo, el cliente debe haber dado su consentimiento explícito para cada entidad o propósito. Las regulaciones suelen prohibir el intercambio de listas sin consentimiento, incluso si son del mismo grupo de empresas.
Recomendación: Solicitar consentimiento individualizado para cada empresa del consorcio y no asumir que un enrolamiento cubre todas las entidades.
Descripción: Recibir contactos a través de un intercambio personal, como tarjetas de presentación o referencias entre colegas, no autoriza automáticamente el uso de esos datos para campañas de marketing.
Riesgo: Usar estas listas para marketing viola el consentimiento personal, ya que los contactos fueron compartidos en un contexto específico no relacionado con publicidad.
Recomendación: Utilizar estos datos únicamente para el propósito indicado en el intercambio, y no para campañas masivas.
Descripción: Estas listas incluyen datos obtenidos de terceros sin consentimiento explícito del destinatario. Aunque son accesibles en el mercado, las regulaciones las prohíben estrictamente.
Riesgo: Altas tasas de rebote, trampas de spam y denuncias que afectan la reputación y entregabilidad de los correos.
Recomendación: Nunca uses listas adquiridas externamente. En su lugar, construye una base de datos orgánica.
Descripción: Enviar correos a usuarios que no interactúan con la empresa desde hace mucho tiempo puede ser riesgoso, ya que podrían considerar el correo como no deseado.
Riesgo: Las direcciones podrían estar desactualizadas o incluso convertirse en trampas de spam.
Recomendación: Realiza una limpieza periódica de la base de datos y contacta primero a estos clientes a través de campañas específicas para revalidar su interés.
Es importante reconocer que las normativas de protección de datos varían según la región, pero hay reglas comunes en la mayoría de las legislaciones:
- Listas compartidas dentro de consorcios: Requieren consentimiento explícito del cliente para cada empresa involucrada.
- Datos recolectados de intercambios personales: No deben usarse para marketing sin un consentimiento explícito adicional.
- Bases de datos inactivas: Si un contacto no ha interactuado en un periodo prolongado, es necesario revalidar su interés antes de enviar comunicaciones masivas.
Prácticas prohibidas:
- Uso de datos recopilados sin conocimiento del destinatario.
- Envíos que no incluyan una identificación clara del remitente.
- Omisión de enlaces para darse de baja (No hay que preocuparse por este punto, ya que DANAconnect lo incluye de manera automática, pero es importante saberlo).
- Obtén consentimiento explícito: Implementa doble opt-in siempre que sea posible.
- Segmenta y valida constantemente: Mantén tu base de datos actualizada y limpia.
- Evita las áreas grises: No asumas que un intercambio personal, una relación previa o pertenecer a un consorcio habilitan automáticamente el envío de correos.
- Cumple con las regulaciones: Asegúrate de que cada contacto haya dado su consentimiento en línea con las normativas locales e internacionales.
En esta guía, te ofreceremos una serie de recomendaciones clave para implementar las mejores prácticas que te ayudarán a evitar caer en la bandeja de spam, optimizar tus envíos y proteger la reputación de tu dominio en el ámbito del email marketing. Además, al final encontrarás un glosario con definiciones claras de los términos técnicos más relevantes para que puedas entender y aplicar cada concepto con confianza. A continuación, todos los puntos clave que necesitas saber:
La base de datos de contactos es el corazón de cualquier campaña de email. Una lista de contactos mal gestionada puede convertirse en un grave problema para la entregabilidad y la reputación de tu dominio.
Por qué importa: Sin consentimiento explícito, los usuarios pueden percibir tus correos como invasivos o, peor aún, como spam.
Cómo hacerlo: Implementa un sistema de doble opt-in. Este mecanismo verifica que la dirección de correo pertenece al destinatario y que realmente desea recibir tus mensajes. Por ejemplo, tras suscribirse, el usuario debe confirmar su interés haciendo clic en un enlace enviado a su correo.
Evita direcciones inactivas: Las direcciones que no interactúan con tus correos afectan tu tasa de apertura y pueden marcar tus campañas como irrelevantes.
Herramientas útiles: Plataformas de email marketing como DANAconnect incluyen funciones de limpieza automática y segmentación por interacción.
Riesgos: Las bases de datos compradas suelen incluir spam traps (trampas de spam), contactos inactivos o personas que nunca consintieron recibir tus mensajes. Esto daña tu reputación y puede llevarte a caer en listas negras.
Alternativa: Focalízate en la generación de leads orgánicos mediante formularios en tu sitio web, eventos, redes sociales o promociones específicas.
El contenido de tus correos es lo que define si tus destinatarios los consideran valiosos o molestos. Pero también es clave para evitar que los filtros de spam los bloqueen.
Evita palabras sospechosas: Palabras como "URGENTE", "GRATIS" o "OFERTA" pueden activar filtros de spam. Además, generan desconfianza en los usuarios. Ver el artículo completo sobre el tema.
Mejores prácticas: Utiliza un tono profesional y personaliza tus líneas de asunto. Por ejemplo, en lugar de "¡Gran descuento!", usa algo personalizado como "María, tenemos algo especial para ti".
Conexión con el usuario: El objetivo no es vender en cada correo, sino aportar valor. En lugar de un enfoque puramente promocional, mejor ofrece recursos útiles, como guías prácticas, consejos o casos de éxito.
Ejemplo: Si eres una institución financiera, envía recomendaciones personalizadas sobre el ahorro o inversiones según el perfil de tu cliente.
Evita enviar solo gráficos: Correos compuestos únicamente por imágenes suelen ser marcados como spam.
Proporción ideal: 60% texto y 40% imágenes, asegurando que el contenido sea legible incluso si las imágenes no se cargan.
DANAconnect permite implementar automatizaciones avanzadas que optimizan la calidad de las bases de datos de contactos, garantizando entregabilidad y reduciendo el impacto de los rebotes. Estas son las prácticas que se pueden implementar dentro de sus flujos automatizados:
DANAconnect permite configurar flujos automatizados que verifica la calidad de los datos, identificando problemas en tiempo real y resolviéndolos de manera eficiente.
Tip: Consulta a tu Account Manager sobre servicios de calidad de datos y los API de Validación de Email.
Si un correo genera un rebote, el sistema puede activar un flujo automatizado para contactar al cliente a través de canales alternativos (cruzados) como SMS o WhatsApp, solicitando la actualización de su dirección de correo.
Tip: Consulta a tu Account Manager sobre automatizaciones de actualización cruzada de listas de contacto.
DANAconnect bloquea automáticamente los envíos a direcciones de correo que presentan rebotes duros (como que el buzón no existe, por ejemplo), protegiendo la reputación del dominio y optimizando las métricas de entregabilidad. Es importante no continuar enviando emails a buzones que estén marcados como hardbounce (rebote duro, por ejemplo códigos 550 ó 551).
Importante: Nunca desbloquees manualmente a los usuarios de las listas de no envío de Bloqueos y Denuncias del Módulo de Envío de Comunicaciones de DANAconnect.
Una buena configuración técnica es imprescindible para garantizar que tus correos no solo se envíen, sino que lleguen a la bandeja de entrada de los destinatarios y no directamente al buzón de spam.
SPF, DKIM y DMARC: Son configuraciones que indican a los proveedores de correo que tus mensajes son legítimos.
Beneficio: Esto no solo aumenta la entregabilidad, sino que también protege tu dominio contra usos maliciosos, como el phishing.
Tip: Contacta a tu Account Manager de DANAconnect si tienes dudas sobre la configuración de estos protocolos o si quieres implementar DMARC.
Por qué usarlos: Si utilizas un subdominio exclusivo para email marketing (ejemplo: mail.tudominio.com), puedes separar la reputación de tus correos promocionales del dominio principal.
Beneficio adicional: Esto protege la reputación del dominio principal, especialmente si ocurre un problema con las campañas promocionales.
Por qué usarlas: En DANAconnect, es posible y recomendable configurar subcuentas específicas para manejar diferentes categorías de envíos según su propósito y prioridad. Esto asegura una gestión adecuada de los recursos, optimiza la entregabilidad y protege la reputación de las direcciones IP utilizadas.
Categorías de subcuentas recomendadas:
- Marketing: Diseñada para envíos promocionales masivos que suelen generar mayores tasas de rebotes o denuncias de spam, como ofertas, campañas de captación de clientes y correos publicitarios.
- Ejemplo: Ofertas especiales, promociones o newsletters.
- Tip: Subcuenta de marketing separada. Asignada exclusivamente para evitar que afecte otras subcuentas.
- Operativos masivos: Subcuentas para envíos operativos de gran volumen, como resúmenes de consumo, pólizas, estados de cuenta o facturación. Este tipo de correos, aunque masivos, son menos propensos a ser denunciados como spam debido a que suelen ser esperados por los usuarios.
- Ejemplo: Recordatorios de pago, notificaciones de renovaciones, resúmenes de consumo.
- Tip: Subcuenta de Envíos Operativos Masivos separada. Asignada para manejar grandes lotes de envíos sin competir con los mensajes de alta prioridad.
- Transaccionales (alta prioridad): Subcuenta reservada para envíos críticos que deben llegar rápidamente y no competir con otros tipos de correo. Ideal para notificaciones como códigos OTP, confirmaciones de pago o alertas importantes.
- Ejemplo: Restablecimiento de contraseñas, confirmación de compras o códigos de autenticación.
- Tip: Subcuenta de envíos Transaccionales y OTP separada. Configurada para priorizar la entregabilidad y asegurar tiempos mínimos de respuesta.
Beneficios principales:
- Protección de la reputación: Al separar los envíos por tipo, se evita que problemas en una categoría (como marketing) afecten otras (como transaccionales).
- Optimización de recursos: Cada subcuenta puede configurarse con parámetros de frecuencia, IPs y monitoreo específicos según la naturaleza del envío.
- Mejor entrega: Mensajes críticos no compiten por los mismos recursos que los envíos masivos, garantizando su llegada rápida y efectiva.
Ejemplo práctico: Configura en DANAconnect tres subcuentas distintas:
- Marketing: Para campañas promocionales masivas.
- Operativos masivos: Para envíos regulares y no críticos como estados de cuenta y facturas.
- Transaccionales: Para mensajes críticos y urgentes como OTP.
Tip: Habla con tu Account Manager si consideras que deberías separar tus diferentes tipos de comunicaciones.
Herramientas clave:
- DANAconnect monitorea el estatus de las direcciones IP constantemente.
- DANAconnect monitorea la reputación de los dominios de envío.
- Google Postmaster Tools proporciona un estatus de la reputación del dominio con Gmail.
- El módulo de Entregabilidad de DANAconnect permite ver si el dominio registrado está en una lista negra.
Tip: Pide a tu Account Manager que te ayude a localizar el Módulo de Entregabilidad dentro de la plataforma.
La frecuencia de envío puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de tus campañas.
Consejo: Comienza con un promedio de 1 a 4 correos al mes y ajusta según la respuesta de tu audiencia.
Importante: Evita molestar al cliente con envíos excesivos o contenido irrelevante, ya que puede denunciarte como spammer.
Cumplir con las normativas de protección de datos no solo evita sanciones legales, sino que también construye confianza con los usuarios.
Estados Unidos:
- CAN-SPAM Act: Exige un enlace para darse de baja, información de contacto clara y evitar prácticas engañosas.
Europa:
- RGPD (Reglamento General de Protección de Datos): Requiere consentimiento explícito, transparencia en el uso de datos y opciones claras para modificar o eliminar información personal.
Latinoamérica:
- México: La LFPDPPP (Ley Federal de Protección de Datos Personales) obliga a incluir un aviso de privacidad y obtener consentimiento previo.
- Argentina: La Ley 25.326 exige explicar el propósito de los datos recopilados y permitir su modificación o eliminación.
- Chile: La Ley 19.628 regula el uso de datos personales, incluyendo restricciones en el envío de correos no deseados.
- Colombia: La Ley 1581 de 2012 establece derechos de acceso, actualización y eliminación de datos a solicitud de los usuarios.
- Perú: La Ley N° 29733 obliga a registrar bases de datos personales y garantizar derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición).
- Venezuela: El Decreto N° 1.390 regula la recopilación y manejo de datos en comunicaciones digitales.
- Ecuador: La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales requiere consentimiento explícito e informa el propósito del uso de datos.
- Panamá: La Ley N° 81 de 2019 establece derechos ARCO y la obligatoriedad del consentimiento informado.
- Sé transparente en el uso de datos, informando claramente su propósito.
- Solicita consentimiento explícito mediante mecanismos como el doble opt-in.
Habla con tu Account Manager sobre:
- Crear automatizaciones para la validación de consentimientos.
- DANAconnect hace inclusión automática de links para darse de baja y es posible configurar la segmentación por tipos de comunicaciones.
- DANAconnect tiene la funcionalidad de Auditorías de cumplimiento y Archivado de Email para garantizar el cumplimiento regulatorio.
El email marketing requiere ajustes continuos basados en el análisis de datos.
Cómo funcionan: Envía diferentes versiones de un correo a segmentos de tu audiencia para medir cuál obtiene mejores resultados.
Qué buscar: Métricas como tasas de apertura, clics y conversiones.
- Tasa de rebotes: Los correos no entregados afectan tu reputación. Si supera el 5%, limpia tu lista.
- Tasa de apertura: Un porcentaje bajo puede indicar problemas con la relevancia de tus líneas de asunto.
- Tasa de clics: Si es baja, revisa el diseño y la claridad de tus llamadas a la acción.
Las spamtraps son direcciones de correo diseñadas para identificar prácticas de marketing dudosas.
Por qué evitarlo: Las listas adquiridas suelen estar llenas de spamtraps y contactos no consentidos, lo que haría que automáticamente la reputación de tu envío se viera comprometida con la posibilidad de caer en listas negras.
Usa los servicios de validación de correos electrónicos de DANAconnect para verificar la existencia y validez de las direcciones antes de cada envío.
Incluso con las mejores prácticas, pueden surgir problemas que afecten la reputación de tu dominio.
- Alta tasa de rebotes: Usa los API de validación de email y los servicios de validación de email de DANAconnect para detectar direcciones no válidas de tus listas de envío.
- Disminución de tasas de apertura: Realiza pruebas A/B para ajustar tu estrategia de contenido.
- Segmentación progresiva: Si tus listas son realmente grandes (de cientos de miles o millones), divide tu lista en grupos pequeños y envía campañas de forma escalonada.
- Rehabilitación de la reputación: Envía campañas solo a tus contactos con actividad.
La tecnología simplifica la gestión de campañas y protege la reputación.
- Google Postmaster Tools: Proporciona datos sobre la salud de tu dominio.
- DANAconnect DMARC: Protege contra phishing y permite el monitoreo de todos los emails que se hacen a tu nombre (permite verificar si son remitentes legítimos o emails fraudulentos o de terceros no autorizados).
- Módulo de Entregabilidad de DANAconnect: Permite ver si el dominio registrado está en una lista negra.
Usa los servicios especializados de Validación de Email y/o el API de Validación de Email de DANAconnect para detectar correos inválidos o trampas de spam.
Una estrategia efectiva de email marketing no debe centrarse exclusivamente en mensajes promocionales. Construir un journey conversacional significa diseñar una experiencia integrada y personalizada para el cliente, con puntos de contacto (touchpoints) relevantes que acompañen cada etapa de su relación con tu marca. Esto fomenta la confianza, el engagement y, en última instancia, la lealtad (lo que hará que nunca te marquen como spam).
- Empieza con una bienvenida: Haz que los clientes se sientan valorados desde el primer contacto. Una serie de bienvenida puede incluir:
- Confirmación de registro.
- Introducción a los servicios o productos.
- Recursos o guías para comenzar a usar tu plataforma.
- Prioriza el valor sobre la promoción: En lugar de enviar solo contenido comercial, incluye mensajes informativos o educativos que ayuden al cliente en su journey. Por ejemplo:
- Recordatorios de uso.
- Consejos personalizados basados en su actividad o intereses.
- Ofertas relevantes según su historial.
- Integra emails operativos: Asegúrate de que los correos operativos sean útiles y oportunos. Por ejemplo:
- Notificaciones de transacciones exitosas.
- Alertas sobre renovaciones, actualizaciones o vencimientos.
- Información personalizada sobre el estado de su cuenta.
- Bienvenida:
- Email de bienvenida al registrarse.
- Presentación de los valores de tu marca.
- Invitación a explorar productos, servicios o tutoriales.
- Emails operativos:
- Confirmación de pagos.
- Detalles de compras o envíos.
- Recordatorios de eventos o vencimientos.
- Encuestas:
- Solicita feedback después de una interacción clave (ej.: compra, renovación, soporte).
- Encuestas de satisfacción para mejorar la experiencia del cliente.
- Marketing personalizado:
- Campañas basadas en comportamiento o intereses específicos.
- Ofertas especiales según la etapa del cliente en el journey.
- Reconexión:
- Emails de reactivación para clientes inactivos.
- Recordatorios sobre beneficios no utilizados, como puntos de fidelidad y programas de lealtad.
- Personalización: Usa datos relevantes para personalizar el contenido (nombre, productos favoritos, historial de interacciones). Por ejemplo:
- "Hola, Ana, hemos notado que te interesan los productos de ahorro. Aquí tienes una guía para optimizar tus inversiones."
- Automatización estratégica: Configura flujos automáticos para eventos comunes, como:
- Confirmaciones de acciones del usuario.
- Recomendaciones personalizadas tras completar un curso o comprar un producto.
- Tono humano y cercano: Evita un lenguaje frío o corporativo. Haz que tus correos suenen como una conversación real, con mensajes claros y fáciles de entender.
- Call to Action claro: Asegúrate de que cada touchpoint tenga un propósito y motive al cliente a realizar una acción específica, ya sea responder una encuesta, explorar un recurso o actualizar su cuenta.
- Autenticación de correo (SPF, DKIM, DMARC): Conjunto de protocolos que verifican que los correos enviados desde tu dominio son legítimos y no intentos de suplantación de identidad.
- Spam trap (trampa de spam): Direcciones de correo creadas por los proveedores para identificar prácticas de email marketing inadecuadas, como el uso de listas compradas o desactualizadas.
- Listas negras (Blacklists): Listados de direcciones IP o dominios identificados como emisores de correos no deseados (spam) por organizaciones o proveedores de correo electrónico. Si tu IP o dominio está en una lista negra, tus correos pueden ser bloqueados.
- Opt-in y doble opt-in:
- Opt-in: Método en el que un usuario da su consentimiento explícito para recibir correos.
- Doble opt-in: Proceso donde el usuario confirma su consentimiento a través de un enlace enviado a su correo.
- Tasa de rebotes (bounce rate): Porcentaje de correos que no fueron entregados correctamente. Puede ser "rebote duro" (dirección no existente) o "rebote suave" (problemas temporales como un buzón lleno).
- Tasa de apertura (open rate): Porcentaje de destinatarios que abrieron un correo enviado.
- Tasa de clics (click-through rate, CTR): Porcentaje de usuarios que hicieron clic en un enlace dentro del correo.
- ISP (Internet Service Provider): Un ISP (Proveedor de Servicios de Internet) es una empresa o entidad que ofrece acceso a Internet a usuarios y organizaciones. Además de proporcionar la conectividad, los ISP también suelen ofrecer servicios adicionales como:
- Hospedaje de correo electrónico: Administración de servidores de correo para clientes.
- Proveedores de infraestructura: Gestión de direcciones IP, servidores DNS y otros recursos necesarios para la conectividad.
- Filtros antispam: Los ISP suelen implementar filtros de spam para proteger a sus usuarios de correos no deseados.
En el contexto de email marketing, los ISP desempeñan un papel crucial, ya que son responsables de decidir si los correos electrónicos enviados por los remitentes llegan a la bandeja de entrada o se desvían a la carpeta de spam. Para optimizar la entregabilidad, es importante respetar las políticas y configuraciones de los principales ISP, como Gmail, Yahoo y Outlook.
- IP dedicada: Dirección IP exclusiva utilizada para enviar correos, lo que permite controlar completamente su reputación.
- Pruebas A/B (A/B Testing): Las pruebas A/B son una metodología utilizada para comparar dos versiones de un elemento en una campaña de marketing con el objetivo de determinar cuál genera mejores resultados. En email marketing, esto implica enviar dos versiones ligeramente diferentes de un correo electrónico a segmentos específicos de tu lista de contactos y analizar su desempeño.
- Segmentación: Proceso de dividir una lista de contactos en grupos más pequeños según criterios específicos (ubicación, comportamiento, intereses, etc.) para personalizar los mensajes.
- Spam: Correos no deseados o enviados sin el consentimiento del destinatario.
- Phishing: Intento fraudulento de obtener información confidencial a través de correos electrónicos que parecen legítimos.
- Tasa de conversión: Porcentaje de usuarios que completaron una acción deseada después de recibir un correo, como realizar una compra o registrarse en un evento.
1. El consentimiento explícito como punto de partida
El principio fundamental para evitar el spam es obtener el consentimiento claro y explícito del destinatario.
Mejor práctica: Utilizar un sistema de doble opt-in, donde el usuario confirma su interés haciendo clic en un enlace enviado a su correo.
Casos a evitar:
- Asumir que el intercambio de tarjetas personales implica consentimiento para marketing.
- Utilizar contactos recopilados en eventos sin consentimiento adicional para campañas masivas.
2. Casos comunes de áreas grises y malas prácticas
Existen situaciones donde algunos creen que es legítimo enviar correos, pero en realidad no cumplen con las regulaciones o las mejores prácticas. A continuación, se detallan estos casos:
2.1 Listas del mismo consorcio
Descripción: Algunas empresas dentro de un grupo empresarial (por ejemplo, bancos y aseguradoras del mismo consorcio) comparten listas de clientes. Esto puede incluir usuarios que se inscribieron en una entidad (como un banco) pero no dieron su consentimiento para recibir comunicaciones de otra (como una aseguradora).
Riesgo: Aunque las empresas pertenecen al mismo grupo, el cliente debe haber dado su consentimiento explícito para cada entidad o propósito. Las regulaciones suelen prohibir el intercambio de listas sin consentimiento, incluso si son del mismo grupo de empresas.
Recomendación: Solicitar consentimiento individualizado para cada empresa del consorcio y no asumir que un enrolamiento cubre todas las entidades.
2.2 Spam por difusión (intercambio personal de datos)
Descripción: Recibir contactos a través de un intercambio personal, como tarjetas de presentación o referencias entre colegas, no autoriza automáticamente el uso de esos datos para campañas de marketing.
Riesgo: Usar estas listas para marketing viola el consentimiento personal, ya que los contactos fueron compartidos en un contexto específico no relacionado con publicidad.
Recomendación: Utilizar estos datos únicamente para el propósito indicado en el intercambio, y no para campañas masivas.
2.3 Listas compradas, alquiladas o generadas automáticamente
Descripción: Estas listas incluyen datos obtenidos de terceros sin consentimiento explícito del destinatario. Aunque son accesibles en el mercado, las regulaciones las prohíben estrictamente.
Riesgo: Altas tasas de rebote, trampas de spam y denuncias que afectan la reputación y entregabilidad de los correos.
Recomendación: Nunca uses listas adquiridas externamente. En su lugar, construye una base de datos orgánica.
2.4 Clientes antiguos o inactivos
Descripción: Enviar correos a usuarios que no interactúan con la empresa desde hace mucho tiempo puede ser riesgoso, ya que podrían considerar el correo como no deseado.
Riesgo: Las direcciones podrían estar desactualizadas o incluso convertirse en trampas de spam.
Recomendación: Realiza una limpieza periódica de la base de datos y contacta primero a estos clientes a través de campañas específicas para revalidar su interés.
3. Casos en los que las regulaciones prohíben el envío
Es importante reconocer que las normativas de protección de datos varían según la región, pero hay reglas comunes en la mayoría de las legislaciones:
- Listas compartidas dentro de consorcios: Requieren consentimiento explícito del cliente para cada empresa involucrada.
- Datos recolectados de intercambios personales: No deben usarse para marketing sin un consentimiento explícito adicional.
- Bases de datos inactivas: Si un contacto no ha interactuado en un periodo prolongado, es necesario revalidar su interés antes de enviar comunicaciones masivas.
Prácticas prohibidas:
- Uso de datos recopilados sin conocimiento del destinatario.
- Envíos que no incluyan una identificación clara del remitente.
- Omisión de enlaces para darse de baja (No hay que preocuparse por este punto, ya que DANAconnect lo incluye de manera automática, pero es importante saberlo).
4. Resumen de buenas prácticas para evitar el spam
- Obtén consentimiento explícito: Implementa doble opt-in siempre que sea posible.
- Segmenta y valida constantemente: Mantén tu base de datos actualizada y limpia.
- Evita las áreas grises: No asumas que un intercambio personal, una relación previa o pertenecer a un consorcio habilitan automáticamente el envío de correos.
- Cumple con las regulaciones: Asegúrate de que cada contacto haya dado su consentimiento en línea con las normativas locales e internacionales.
Punto por Punto: Cómo evitar el spam y mantener la reputación en tus campañas de email marketing
En esta guía, te ofreceremos una serie de recomendaciones clave para implementar las mejores prácticas que te ayudarán a evitar caer en la bandeja de spam, optimizar tus envíos y proteger la reputación de tu dominio en el ámbito del email marketing. Además, al final encontrarás un glosario con definiciones claras de los términos técnicos más relevantes para que puedas entender y aplicar cada concepto con confianza. A continuación, todos los puntos clave que necesitas saber:
1. Gestión responsable de la lista de contactos
La base de datos de contactos es el corazón de cualquier campaña de email. Una lista de contactos mal gestionada puede convertirse en un grave problema para la entregabilidad y la reputación de tu dominio.
1.1 Obtén el consentimiento adecuado
Por qué importa: Sin consentimiento explícito, los usuarios pueden percibir tus correos como invasivos o, peor aún, como spam.
Cómo hacerlo: Implementa un sistema de doble opt-in. Este mecanismo verifica que la dirección de correo pertenece al destinatario y que realmente desea recibir tus mensajes. Por ejemplo, tras suscribirse, el usuario debe confirmar su interés haciendo clic en un enlace enviado a su correo.
1.2 Limpieza periódica de la base de datos
Evita direcciones inactivas: Las direcciones que no interactúan con tus correos afectan tu tasa de apertura y pueden marcar tus campañas como irrelevantes.
Herramientas útiles: Plataformas de email marketing como DANAconnect incluyen funciones de limpieza automática y segmentación por interacción.
1.3 Prohibido comprar bases de datos
Riesgos: Las bases de datos compradas suelen incluir spam traps (trampas de spam), contactos inactivos o personas que nunca consintieron recibir tus mensajes. Esto daña tu reputación y puede llevarte a caer en listas negras.
Alternativa: Focalízate en la generación de leads orgánicos mediante formularios en tu sitio web, eventos, redes sociales o promociones específicas.
2. Contenido atractivo y relevante
El contenido de tus correos es lo que define si tus destinatarios los consideran valiosos o molestos. Pero también es clave para evitar que los filtros de spam los bloqueen.
2.1 Líneas de asunto efectivas
Evita palabras sospechosas: Palabras como "URGENTE", "GRATIS" o "OFERTA" pueden activar filtros de spam. Además, generan desconfianza en los usuarios. Ver el artículo completo sobre el tema.
Mejores prácticas: Utiliza un tono profesional y personaliza tus líneas de asunto. Por ejemplo, en lugar de "¡Gran descuento!", usa algo personalizado como "María, tenemos algo especial para ti".
2.2 Ofrece contenido valioso
Conexión con el usuario: El objetivo no es vender en cada correo, sino aportar valor. En lugar de un enfoque puramente promocional, mejor ofrece recursos útiles, como guías prácticas, consejos o casos de éxito.
Ejemplo: Si eres una institución financiera, envía recomendaciones personalizadas sobre el ahorro o inversiones según el perfil de tu cliente.
2.3 Mantén un equilibrio entre texto e imágenes
Evita enviar solo gráficos: Correos compuestos únicamente por imágenes suelen ser marcados como spam.
Proporción ideal: 60% texto y 40% imágenes, asegurando que el contenido sea legible incluso si las imágenes no se cargan.
3. Automatización de la gestión de calidad de datos con DANAconnect
DANAconnect permite implementar automatizaciones avanzadas que optimizan la calidad de las bases de datos de contactos, garantizando entregabilidad y reduciendo el impacto de los rebotes. Estas son las prácticas que se pueden implementar dentro de sus flujos automatizados:
3.1 Automatiza la gestión de calidad de datos
DANAconnect permite configurar flujos automatizados que verifica la calidad de los datos, identificando problemas en tiempo real y resolviéndolos de manera eficiente.
Tip: Consulta a tu Account Manager sobre servicios de calidad de datos y los API de Validación de Email.
3.2 En caso de rebote, solicita actualización por canal alternativo
Si un correo genera un rebote, el sistema puede activar un flujo automatizado para contactar al cliente a través de canales alternativos (cruzados) como SMS o WhatsApp, solicitando la actualización de su dirección de correo.
Tip: Consulta a tu Account Manager sobre automatizaciones de actualización cruzada de listas de contacto.
3.3 No continuar enviando a buzones rebotados
DANAconnect bloquea automáticamente los envíos a direcciones de correo que presentan rebotes duros (como que el buzón no existe, por ejemplo), protegiendo la reputación del dominio y optimizando las métricas de entregabilidad. Es importante no continuar enviando emails a buzones que estén marcados como hardbounce (rebote duro, por ejemplo códigos 550 ó 551).
Importante: Nunca desbloquees manualmente a los usuarios de las listas de no envío de Bloqueos y Denuncias del Módulo de Envío de Comunicaciones de DANAconnect.
4. Configuración técnica y autenticación
Una buena configuración técnica es imprescindible para garantizar que tus correos no solo se envíen, sino que lleguen a la bandeja de entrada de los destinatarios y no directamente al buzón de spam.
4.1 Protocolos de autenticación
SPF, DKIM y DMARC: Son configuraciones que indican a los proveedores de correo que tus mensajes son legítimos.
Beneficio: Esto no solo aumenta la entregabilidad, sino que también protege tu dominio contra usos maliciosos, como el phishing.
Tip: Contacta a tu Account Manager de DANAconnect si tienes dudas sobre la configuración de estos protocolos o si quieres implementar DMARC.
4.2 Subdominios dedicados para envío de email de marketing
Por qué usarlos: Si utilizas un subdominio exclusivo para email marketing (ejemplo: mail.tudominio.com), puedes separar la reputación de tus correos promocionales del dominio principal.
Beneficio adicional: Esto protege la reputación del dominio principal, especialmente si ocurre un problema con las campañas promocionales.
4.3 Subcuentas dedicadas para distintos tipos de envíos: marketing, operativos y transaccionales
Por qué usarlas: En DANAconnect, es posible y recomendable configurar subcuentas específicas para manejar diferentes categorías de envíos según su propósito y prioridad. Esto asegura una gestión adecuada de los recursos, optimiza la entregabilidad y protege la reputación de las direcciones IP utilizadas.
Categorías de subcuentas recomendadas:
- Marketing: Diseñada para envíos promocionales masivos que suelen generar mayores tasas de rebotes o denuncias de spam, como ofertas, campañas de captación de clientes y correos publicitarios.
- Ejemplo: Ofertas especiales, promociones o newsletters.
- Tip: Subcuenta de marketing separada. Asignada exclusivamente para evitar que afecte otras subcuentas.
- Operativos masivos: Subcuentas para envíos operativos de gran volumen, como resúmenes de consumo, pólizas, estados de cuenta o facturación. Este tipo de correos, aunque masivos, son menos propensos a ser denunciados como spam debido a que suelen ser esperados por los usuarios.
- Ejemplo: Recordatorios de pago, notificaciones de renovaciones, resúmenes de consumo.
- Tip: Subcuenta de Envíos Operativos Masivos separada. Asignada para manejar grandes lotes de envíos sin competir con los mensajes de alta prioridad.
- Transaccionales (alta prioridad): Subcuenta reservada para envíos críticos que deben llegar rápidamente y no competir con otros tipos de correo. Ideal para notificaciones como códigos OTP, confirmaciones de pago o alertas importantes.
- Ejemplo: Restablecimiento de contraseñas, confirmación de compras o códigos de autenticación.
- Tip: Subcuenta de envíos Transaccionales y OTP separada. Configurada para priorizar la entregabilidad y asegurar tiempos mínimos de respuesta.
Beneficios principales:
- Protección de la reputación: Al separar los envíos por tipo, se evita que problemas en una categoría (como marketing) afecten otras (como transaccionales).
- Optimización de recursos: Cada subcuenta puede configurarse con parámetros de frecuencia, IPs y monitoreo específicos según la naturaleza del envío.
- Mejor entrega: Mensajes críticos no compiten por los mismos recursos que los envíos masivos, garantizando su llegada rápida y efectiva.
Ejemplo práctico: Configura en DANAconnect tres subcuentas distintas:
- Marketing: Para campañas promocionales masivas.
- Operativos masivos: Para envíos regulares y no críticos como estados de cuenta y facturas.
- Transaccionales: Para mensajes críticos y urgentes como OTP.
Tip: Habla con tu Account Manager si consideras que deberías separar tus diferentes tipos de comunicaciones.
4.4 Supervisión constante
Herramientas clave:
- DANAconnect monitorea el estatus de las direcciones IP constantemente.
- DANAconnect monitorea la reputación de los dominios de envío.
- Google Postmaster Tools proporciona un estatus de la reputación del dominio con Gmail.
- El módulo de Entregabilidad de DANAconnect permite ver si el dominio registrado está en una lista negra.
Tip: Pide a tu Account Manager que te ayude a localizar el Módulo de Entregabilidad dentro de la plataforma.
5. Programación estratégica de envíos
La frecuencia de envío puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de tus campañas.
5.1 Define la frecuencia ideal
Consejo: Comienza con un promedio de 1 a 4 correos al mes y ajusta según la respuesta de tu audiencia.
Importante: Evita molestar al cliente con envíos excesivos o contenido irrelevante, ya que puede denunciarte como spammer.
6. Cumplimiento normativo y respeto a la privacidad
Cumplir con las normativas de protección de datos no solo evita sanciones legales, sino que también construye confianza con los usuarios.
6.1 Regulaciones clave por región
Estados Unidos:
- CAN-SPAM Act: Exige un enlace para darse de baja, información de contacto clara y evitar prácticas engañosas.
Europa:
- RGPD (Reglamento General de Protección de Datos): Requiere consentimiento explícito, transparencia en el uso de datos y opciones claras para modificar o eliminar información personal.
Latinoamérica:
- México: La LFPDPPP (Ley Federal de Protección de Datos Personales) obliga a incluir un aviso de privacidad y obtener consentimiento previo.
- Argentina: La Ley 25.326 exige explicar el propósito de los datos recopilados y permitir su modificación o eliminación.
- Chile: La Ley 19.628 regula el uso de datos personales, incluyendo restricciones en el envío de correos no deseados.
- Colombia: La Ley 1581 de 2012 establece derechos de acceso, actualización y eliminación de datos a solicitud de los usuarios.
- Perú: La Ley N° 29733 obliga a registrar bases de datos personales y garantizar derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición).
- Venezuela: El Decreto N° 1.390 regula la recopilación y manejo de datos en comunicaciones digitales.
- Ecuador: La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales requiere consentimiento explícito e informa el propósito del uso de datos.
- Panamá: La Ley N° 81 de 2019 establece derechos ARCO y la obligatoriedad del consentimiento informado.
6.2 Buenas prácticas de cumplimiento
- Sé transparente en el uso de datos, informando claramente su propósito.
- Solicita consentimiento explícito mediante mecanismos como el doble opt-in.
6.3 Automatización para facilitar el cumplimiento
Habla con tu Account Manager sobre:
- Crear automatizaciones para la validación de consentimientos.
- DANAconnect hace inclusión automática de links para darse de baja y es posible configurar la segmentación por tipos de comunicaciones.
- DANAconnect tiene la funcionalidad de Auditorías de cumplimiento y Archivado de Email para garantizar el cumplimiento regulatorio.
7. Optimización y monitoreo constante
El email marketing requiere ajustes continuos basados en el análisis de datos.
7.1 Realiza pruebas A/B
Cómo funcionan: Envía diferentes versiones de un correo a segmentos de tu audiencia para medir cuál obtiene mejores resultados.
Qué buscar: Métricas como tasas de apertura, clics y conversiones.
7.2 Monitorea tus métricas clave
- Tasa de rebotes: Los correos no entregados afectan tu reputación. Si supera el 5%, limpia tu lista.
- Tasa de apertura: Un porcentaje bajo puede indicar problemas con la relevancia de tus líneas de asunto.
- Tasa de clics: Si es baja, revisa el diseño y la claridad de tus llamadas a la acción.
8. Prevención de trampas de spam (Spam Traps)
Las spamtraps son direcciones de correo diseñadas para identificar prácticas de marketing dudosas.
8.1 Evita bases de datos compradas
Por qué evitarlo: Las listas adquiridas suelen estar llenas de spamtraps y contactos no consentidos, lo que haría que automáticamente la reputación de tu envío se viera comprometida con la posibilidad de caer en listas negras.
8.2 Revisa la calidad de tus contactos e implementa una validación continua
Usa los servicios de validación de correos electrónicos de DANAconnect para verificar la existencia y validez de las direcciones antes de cada envío.
9. Gestión de problemas de reputación
Incluso con las mejores prácticas, pueden surgir problemas que afecten la reputación de tu dominio.
9.1 Actúa ante señales de alerta
- Alta tasa de rebotes: Usa los API de validación de email y los servicios de validación de email de DANAconnect para detectar direcciones no válidas de tus listas de envío.
- Disminución de tasas de apertura: Realiza pruebas A/B para ajustar tu estrategia de contenido.
9.2 Soluciones a problemas de reputación
- Segmentación progresiva: Si tus listas son realmente grandes (de cientos de miles o millones), divide tu lista en grupos pequeños y envía campañas de forma escalonada.
- Rehabilitación de la reputación: Envía campañas solo a tus contactos con actividad.
10. Uso de herramientas avanzadas
La tecnología simplifica la gestión de campañas y protege la reputación.
10.1 Monitoreo y análisis
- Google Postmaster Tools: Proporciona datos sobre la salud de tu dominio.
- DANAconnect DMARC: Protege contra phishing y permite el monitoreo de todos los emails que se hacen a tu nombre (permite verificar si son remitentes legítimos o emails fraudulentos o de terceros no autorizados).
- Módulo de Entregabilidad de DANAconnect: Permite ver si el dominio registrado está en una lista negra.
10.2 Validación de contactos
Usa los servicios especializados de Validación de Email y/o el API de Validación de Email de DANAconnect para detectar correos inválidos o trampas de spam.
11. Construcción de un Journey Estratégico con Touchpoints Conversacionales
Una estrategia efectiva de email marketing no debe centrarse exclusivamente en mensajes promocionales. Construir un journey conversacional significa diseñar una experiencia integrada y personalizada para el cliente, con puntos de contacto (touchpoints) relevantes que acompañen cada etapa de su relación con tu marca. Esto fomenta la confianza, el engagement y, en última instancia, la lealtad (lo que hará que nunca te marquen como spam).
11.1 Principios clave para un journey conversacional
- Empieza con una bienvenida: Haz que los clientes se sientan valorados desde el primer contacto. Una serie de bienvenida puede incluir:
- Confirmación de registro.
- Introducción a los servicios o productos.
- Recursos o guías para comenzar a usar tu plataforma.
- Prioriza el valor sobre la promoción: En lugar de enviar solo contenido comercial, incluye mensajes informativos o educativos que ayuden al cliente en su journey. Por ejemplo:
- Recordatorios de uso.
- Consejos personalizados basados en su actividad o intereses.
- Ofertas relevantes según su historial.
- Integra emails operativos: Asegúrate de que los correos operativos sean útiles y oportunos. Por ejemplo:
- Notificaciones de transacciones exitosas.
- Alertas sobre renovaciones, actualizaciones o vencimientos.
- Información personalizada sobre el estado de su cuenta.
11.2 Touchpoints frecuentes en un journey estratégico
- Bienvenida:
- Email de bienvenida al registrarse.
- Presentación de los valores de tu marca.
- Invitación a explorar productos, servicios o tutoriales.
- Emails operativos:
- Confirmación de pagos.
- Detalles de compras o envíos.
- Recordatorios de eventos o vencimientos.
- Encuestas:
- Solicita feedback después de una interacción clave (ej.: compra, renovación, soporte).
- Encuestas de satisfacción para mejorar la experiencia del cliente.
- Marketing personalizado:
- Campañas basadas en comportamiento o intereses específicos.
- Ofertas especiales según la etapa del cliente en el journey.
- Reconexión:
- Emails de reactivación para clientes inactivos.
- Recordatorios sobre beneficios no utilizados, como puntos de fidelidad y programas de lealtad.
11.3 Estrategia para convertir touchpoints en una conversación
- Personalización: Usa datos relevantes para personalizar el contenido (nombre, productos favoritos, historial de interacciones). Por ejemplo:
- "Hola, Ana, hemos notado que te interesan los productos de ahorro. Aquí tienes una guía para optimizar tus inversiones."
- Automatización estratégica: Configura flujos automáticos para eventos comunes, como:
- Confirmaciones de acciones del usuario.
- Recomendaciones personalizadas tras completar un curso o comprar un producto.
- Tono humano y cercano: Evita un lenguaje frío o corporativo. Haz que tus correos suenen como una conversación real, con mensajes claros y fáciles de entender.
- Call to Action claro: Asegúrate de que cada touchpoint tenga un propósito y motive al cliente a realizar una acción específica, ya sea responder una encuesta, explorar un recurso o actualizar su cuenta.
Glosario de términos técnicos
- Autenticación de correo (SPF, DKIM, DMARC): Conjunto de protocolos que verifican que los correos enviados desde tu dominio son legítimos y no intentos de suplantación de identidad.
- Spam trap (trampa de spam): Direcciones de correo creadas por los proveedores para identificar prácticas de email marketing inadecuadas, como el uso de listas compradas o desactualizadas.
- Listas negras (Blacklists): Listados de direcciones IP o dominios identificados como emisores de correos no deseados (spam) por organizaciones o proveedores de correo electrónico. Si tu IP o dominio está en una lista negra, tus correos pueden ser bloqueados.
- Opt-in y doble opt-in:
- Opt-in: Método en el que un usuario da su consentimiento explícito para recibir correos.
- Doble opt-in: Proceso donde el usuario confirma su consentimiento a través de un enlace enviado a su correo.
- Tasa de rebotes (bounce rate): Porcentaje de correos que no fueron entregados correctamente. Puede ser "rebote duro" (dirección no existente) o "rebote suave" (problemas temporales como un buzón lleno).
- Tasa de apertura (open rate): Porcentaje de destinatarios que abrieron un correo enviado.
- Tasa de clics (click-through rate, CTR): Porcentaje de usuarios que hicieron clic en un enlace dentro del correo.
- ISP (Internet Service Provider): Un ISP (Proveedor de Servicios de Internet) es una empresa o entidad que ofrece acceso a Internet a usuarios y organizaciones. Además de proporcionar la conectividad, los ISP también suelen ofrecer servicios adicionales como:
- Hospedaje de correo electrónico: Administración de servidores de correo para clientes.
- Proveedores de infraestructura: Gestión de direcciones IP, servidores DNS y otros recursos necesarios para la conectividad.
- Filtros antispam: Los ISP suelen implementar filtros de spam para proteger a sus usuarios de correos no deseados.
En el contexto de email marketing, los ISP desempeñan un papel crucial, ya que son responsables de decidir si los correos electrónicos enviados por los remitentes llegan a la bandeja de entrada o se desvían a la carpeta de spam. Para optimizar la entregabilidad, es importante respetar las políticas y configuraciones de los principales ISP, como Gmail, Yahoo y Outlook.
- IP dedicada: Dirección IP exclusiva utilizada para enviar correos, lo que permite controlar completamente su reputación.
- Pruebas A/B (A/B Testing): Las pruebas A/B son una metodología utilizada para comparar dos versiones de un elemento en una campaña de marketing con el objetivo de determinar cuál genera mejores resultados. En email marketing, esto implica enviar dos versiones ligeramente diferentes de un correo electrónico a segmentos específicos de tu lista de contactos y analizar su desempeño.
- Segmentación: Proceso de dividir una lista de contactos en grupos más pequeños según criterios específicos (ubicación, comportamiento, intereses, etc.) para personalizar los mensajes.
- Spam: Correos no deseados o enviados sin el consentimiento del destinatario.
- Phishing: Intento fraudulento de obtener información confidencial a través de correos electrónicos que parecen legítimos.
- Tasa de conversión: Porcentaje de usuarios que completaron una acción deseada después de recibir un correo, como realizar una compra o registrarse en un evento.
Actualizado el: 20/12/2024
¡Gracias!