Tipos de Importación en una Lista de Contactos

A continuación, vamos a ver las diferentes formas en las que podemos importar registros en una lista de contactos.

Paso 1: Acceder al Módulo de Listas de Contactos

Primero, debemos ingresar al módulo de las listas de contactos:

Paso 2: Seleccionar la Lista de Contactos

Después, ingresamos a la lista de contactos de nuestra preferencia:

Paso 3: Selección de la Lista de Contactos de Práctica

En esta lista de contactos con el nombre "TutorialesDanaConnect" es donde vamos a practicar estas funcionalidades para poder importar nuestros registros:



Como pueden notar, esta lista de contactos contiene 4 columnas (sin contar la columna de UID). Vamos a practicar con esta lista los diferentes tipos de importación.

Paso 4: Iniciar el Proceso de Importación

Para importar, debemos hacer clic en la opción "Import" en la lista de contactos:

Paso 5: Subir Archivo CSV

Después, procedemos a elegir la opción de "Upload from file" (significa subir desde archivo en inglés) para seleccionar, en este caso, nuestro archivo CSV con los registros:

Visualización del Primer Archivo CSV

Nuestro primer archivo se ve de esta manera:



Como se puede notar, el archivo contiene un campo por cada una de las cuatro columnas en nuestra lista de contactos.

Paso 6: Seleccionar el Archivo y Proceder con la Importación

Después de haber elegido el archivo en nuestro ordenador, procedemos a hacer clic en la opción "Import":

Paso 7: Configuración de la Importación

Ahora veremos la siguiente pantalla, donde se muestran las opciones de "Encoding", "Separated by", "Delimiter" y "Options":

Configuración de las Opciones

- Opción "Encoding": Primero, debemos elegir en "Encoding" la opción "UTF-8", ya que es el lenguaje de codificación en el cual está codificado el archivo.

- Opción "Separated by": En esta opción de "Separated by", que se traduce a "Separado por", seleccionamos cómo están separadas las columnas en el archivo. Como este es un archivo CSV, elegimos la opción de "Semicolon" (que se traduce a "Punto y coma" en español). Al seleccionar esta opción, se arregla el orden de las columnas al importarlo.

- Opción "Delimiter": Esta opción indica si los valores de las columnas están delimitados por comillas individuales o comillas dobles. En este caso, no afecta los valores en el archivo actual, por lo que lo dejaremos en comillas individuales.

Después de configurar estas opciones, la pantalla de importación debería verse de esta manera:

Paso 8: Opciones de Importación

Después de haber configurado estas opciones, podemos notar que las columnas se ordenaron. Ahora vamos a revisar las opciones de importación disponibles en "Options".

En la opción de "Options" tenemos las siguientes opciones:

- "Insert all records"
- "Insert new records"
- "Update all records"
- "Update existing records and insert new"

Descripción de las Opciones de Importación

- Insert all records: Esta opción inserta TODOS los registros que contiene el archivo sin modificar los que ya existen. Al hacer esto, se agregarán los registros que contenga el archivo, incluso si ya se encuentran en la lista de contactos, provocando que se repitan.

Al seleccionar esta opción y luego proceder a importar con el botón "Done", aparecerá un mensaje de éxito:



Podemos notar que en la lista de contactos se encuentran todos los registros nuevos:



- Insert new records: Esta opción insertará nuevos registros en la lista de contactos. Si los registros que ya se encuentran en la lista de contactos están en el archivo, estos no serán añadidos nuevamente. Solo se agregarán los nuevos registros.

Vamos a visualizar el segundo archivo:



Como pueden ver en el archivo, añadimos dos nuevos registros.

Igualmente se va a habilitar una nueva opción llamada "Key Field". Lo que busca hacer esta opción es guiarse por una de las columnas que nosotros le indiquemos, agarrando esos valores como únicos. esta es la opción que ayudará a diferenciar los registros "nuevos" de los registros que ya existían en la lista de contactos.

Para este caso vamos a usar la columna de "Email" como Key Field ya que todos los correos que vamos a insertar en la lista de contactos son diferentes.



En esta opción, verán que los nuevos registros se añadieron a la lista de contactos, exceptuando los registros que ya existían.



- Update all records: Ahora utilizaremos la opción para actualizar TODOS los registros. Esta opción no añadirá nuevos registros a la lista de contactos, sino que se limitará a actualizar los que ya existen en la misma.

A continuación, revisaremos cómo se visualiza el tercer archivo:



En este archivo, hemos modificado únicamente los valores en los campos de "Teléfono" a "12345678". No se realizaron cambios adicionales en el archivo.

Nota: En esta opción, utilizaremos el campo clave "Email", ya que todos los valores son diferentes en la lista de contactos.

Como se puede observar, se han actualizado todos los valores en la columna "Teléfono" según lo indicado anteriormente.



- Update existing records and insert new: Esta es la última opción disponible dentro de las opciones de importación para una lista de contactos. Esta opción permite actualizar los registros ya existentes y, al mismo tiempo, agregar nuevos registros. (Para este caso, también utilizaremos el campo clave "Email")

A continuación, observaremos el cuarto y último archivo:



En este archivo, se han actualizado las columnas de Teléfono, Nombre, y Apellido. Sin embargo, a diferencia de la opción anterior, también se han añadido nuevos registros a la lista de contactos.

En la siguiente imagen, se podrá observar que los registros ya existentes se han actualizado, y además, se han incorporado los nuevos registros presentes en el archivo.



En conclusión, la importación de registros en una lista de contactos ofrece varias opciones que se ajustan a las necesidades específicas de gestión de datos. Desde la simple inserción de nuevos registros hasta la actualización de los existentes y la combinación de ambos procesos, cada opción permite mantener la lista de contactos actualizada y libre de duplicados. Comprender cómo y cuándo utilizar cada método garantiza una administración eficaz y precisa de la información, optimizando la funcionalidad y el rendimiento de las listas de contactos.

Actualizado el: 05/03/2025